Redacción Oficial

Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en los servicios del Estado y sus organizaciones auxiliares. Por competer a la Administración del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en las materias en las que tratan.

En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieran al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionamiento a quien se dirige la comunicación.

La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.

La Redacción Oficial se clasifica en tres grupos:

Comunicaciones Oficiales: 

1.- Oficio:

Constituye la comunicación más importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata.

Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia.

Sirve para establecer relaciones entre jefe de servicio, sección, departamentos, etc.

La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve.


Existen tres tipos de oficios:


* Ordinario (Ord.)
* Reservado (Res.)
* Secreto (Sec.)


El oficio ordinario es una de las comunicaciones más utilizados en la Administración Pública:

Su estructura es:

• Membrete: Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc. 
• Clasificación y número de orden. 
• Antecedentes (Ant.) 
• Materia (Mat.) Corresponde a una síntesis, contenido. 
• Lugar y fecha de emisión. 
• Preposición "DE". Indica la autoridad que emite el documento. 
• Preposición "A". Indica la autoridad a quien se dirige. 
• Contenido. Está estructurado en párrafos numerados que corresponde. 
• Frase de saludo o pérdida: Saluda a Ud., Saluda Atte. 
• Inclusos adjuntos: detalla los datos que acompañan. 
• Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre. 
• Iniciales de responsabilidad. 
• Distribución: Indica la destinación del original y de cada una de las copias. 

Ejemplo :











2.-La circular:


Es un documento de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al Oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos.



Su estructura es:

• Membrete. 
• Título y número de orden. 
• Lugar y fecha de emisión. 
• Rubro alusivo a la materia. 
• Texto, se escribe en párrafos numerados 
• Frase de saludo. 
• Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora. 
• Iniciales de responsabilidad. 
• Destinatarios. 

Ejemplo:










3.- El memorándum:


Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.

La redacción debe ser clara, breve y precisa, eliminando tanto lo que sea innecesario.

Actualmente, se utiliza impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio más pequeño.





Su estructura es :

• Membrete: Indica el nombre del destinatario. 
• Palabra: MEMORÁNDUM y N° de orden. 
• Fecha con números. 
• Preposición "DE". Señala el cargo del remitente. 
• Preposición "A". Señala el cargo del destinatario. 
• Texto: Debe ser claro, breve y preciso. 
• Comúnmente media firma. 
• Iniciales de responsabilidad. 

Ejemplo:











4.- La solicitud:

Es una comunicación de uso frecuente en las empresas del Estado y se utiliza para postular o un empleo, pedir traslado, solicita permiso, reclamar clasificaciones, etc.


Es síntesis, este mensaje es el canal de comunicación que tiene el trabajador con su empleador.


La estructura de la solicitud defiere de las comunicaciones normales, puesto que no se emplea vocativo, sino que se inicia con el nombre del emisor y toda su identificación (nacionalidad, estado civil, cédula de identidad, domicilio, título, grado, etc.), a continuación, separado por otra coma, se señala en cargo del receptor (al señor alcalde de la I. Municipalidad de Curicó, respetuosamente expone)


El texto de la comunicación debe redactarse en tercera persona, cada párrafo se encabeza con la conjunción "QUE". Terminada la exposición, se inicia la solicitud con una de estas frases en consecuencia, en virtud de lo expuesto, en atención de los expuesto, por consiguiente, por lo tanto, etc. Una de estas frases permitirá unir la exposición de los antecedentes con la petición.


Normalmente, se usa como despedida y antes de firmar el emisor, las frases: "Es gracia", "Es justicia".


Se da término a la solicitud con el nombre, cargo y la empresa del receptor.


Ejemplo:

Documentos Oficiales

1.- Certificado:






Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde un punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.



Su Estructura es:

• Membrete. 
• Iniciales de responsabilidad. 
• Palabra CERTIFICADO y N° de orden 
• Texto 
• Lugar y fecha de emisión 
• Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad